Cómo Ser Más Productivo: 8 Pasos Sencillos

Imagen de una persona trabajando, con ilustraciones de gráficas y relojes, representando una buena productividad

imagen de freepik

Un hermoso día desperdiciado!! Si, esa fue mi reacción al enterarme de que estuve todo el día intentando terminar algunas tareas, pero al final no hice nada!!

Hola ¿como están? Conocen lo que es la productividad personal ¿verdad? Es la capacidad de una persona para realizar una o varias tareas con eficiencia, sin perder tiempo ni recursos. ¿Qué tan valiosa es está capacidad? Pues muchísimo!! Tanto en la área personal como profesional, manejar correctamente las cosas que se nos asignan es una valiosa habilidad, que nos permite gestionar nuestro tiempo y llevar mejor los quehaceres de la vida.

Ser altamente productivo puede ahórrate muchos problemas!! Cumplir trabajos a tiempo te da más espacio para realizar actividades que sean de tu agrado, evitan, igualmente, el estrés de las preciones. Oferton ¿no? Por por ello hoy estaremos viendo 8 estrategias que puedes implementar en tu día para ser más productivo. Vamos!!

1. Crear una Lista:

Una buena forma de garantizar productividad durante el dia es saber las cosas que tenemos que hacer, en esto nos ayudara crear una lista en la cual tenemos que escribir todas las actividades a realizar durante el dia, y ¿en que nos sirve? Pues la lista nos brindará un mayor control del sobre los quehaceres, sabiendo exactamente lo que tenemos que realizar, haciendo más fácil iniciarlo y al mismo tiempo no olvidarlo o posponerlo. ¿cuantas veces se te han olvidado trabajos importantes? A mi muchas!!

Crear la lista no es difícil, pero te dejo algunas sugerencias:

Donde: para escribirla, puedemos utilizar un libro o blog de notas, pero también se puede hacer en una página wed o aplicación. Esto último nos da cierta flexibilidad que el papel no. Además si lo hacemos en nuestro celular lo podemos llevar a todas partes.

Tareas objetivo: algo que debemos destarar en la lista son las tareas más importantes, estas seran los objetivos de nuestro dia, que si o si debemos terminar, aunque retrasemos otras cosas menos importantes.

2. Gestión del Tiempo:

El tiempo es como el agua, fácilmente se nos puede escurrir entre las manos y mucho más en la actualidad donde todo quiere nuestra atención para llevarse un pedacito de nuestro día. Siendo bastante sencillo que se nos vayan las horas en cosas inútiles, para evitar eso es necesario que tengamos una buena administración del tiempo, destinando los minutos exactos para cada tarea de nuestra lista. Primero dividiremos el día entre:

Trabajo: las tareas que vamos a abordar, ya sea de la casa o el trabajo, y se cuentan como las actividades que requieran esfuerzo y consentracion.

Descanso: momentos del día destinados a relajarnos y recuperar fuerza. Pero es descansar ¿ok? No ver el teléfono o hacer otra tarea, DESCANSAR, sentarte, relajarte y tomarte un cafecito o un te también sirve.

Entretenimiento: reservar tiempo para divertirnos es necesario, porque ayuda a distraerce un poco y aliviar el estrés! Para esto has algo que te guste y resulte relajante.

Una ves hecho eso tenemos que otorgarle una cantidad de tiempo a cada cosas, según esta wed una proporcion adecuada de trabajo-descanso serían 57 minutos de trabajo y 17 minutos de descanso, bastante específico ¿no? A mi personalmente me gusta una proporcion 30-10, me funciona bien, pero tu experimenta cual es tu ritmo adecuado y mantente dentro. Además seria recomendable que tomes un descanso largo, después de unas horas trabajando.

Para el entretenimiento puedes dedicarle un par de horas al día, ya sea para jugar video juego o hacer jardineria. El tiempo para ello vendría a tu gusto, 20 minutos de entretenimiento cada tantos horas o un maratón de varias horas luego de terminar el trabajo.

3. Lugar para Trabajar:

La zona de trabajo es muy importante, e influirá en nuestra capacidad para terminar los quehaceres de forma rapida y eficiente. Ademas destinar un lugar para un tarea en específico ayuda a que estemos más concentrados en dicha tarea. ¿Cómo? Pues hacer algo en un lugar concreto hará que nuestro cerebro vincule ese espacio con la tarea. ¿Alguna ves has sentido un sentimiento de tranquilidad, miedo, ansiedad o inspiración cuando entras en un lugar? De esa forma funciona.

Si nos aprovechamos de esta capacidad de nuestro cerebro podremos ser más productivos. Pero para esto necesitamos un lugar adecuado que favorezca lo que queremos hacer. Unas recomendaciones para el lugar serían:

Privacidad: debe ser un área donde se pueda estar tranquilo sin ser interrumpido por personas o animales. Que no sea ruidoso o mal iluminado, preferiblemente que sea cómodo.

preparacion: si lo que hacemos requiere herramientas o algún equipo es necesario que se encuentre cerca y sea de facil acceso, para evitar retrasos.

Orden y limpieza: siempre hay que priorizar mantener el ordenado y limpieza, ya que el desorden puede interrumpir y dificultar a la hora trabajar, al igual que la suciedad. Además saber donde esta cada cosas con orden nos ayuda ser más rápido. Nada de pararce a vuscar una cosa a medio trabajo.

decoraciones: si, la decoración parece ser irrelevante, pero en realidad es lo contrario, ya que una decoración acorde a lo que hacemos puede ayudar a sumergirnos a profundidad en el trabajo. Siendo, además una fuente de inspiración. Si eres escritor, puedes colgar recuadros de tus autores favoritos, que te inspiran a esforzarte!!

Cabe aclarar que un solo lugar se puede utilizar para varias cosas, solo que que si tienes alguna tarea que hacemos muy seguido, necesitando tiempo y esfuerzo, seria bueno que le dediques un lugar en especifico.

4. Dejar de Procrastinar:

La procrastinacion definitivamente necesita un lugar en esta lista, siendo uno de las mayores razones por las que somos poco productivos. Pero ¿porque pasa esto? Es muy fácil, la mayoría de nosotros somos propensos a posponer lo que debemos hacer, por cualquier motivo. También es muy sencillo que dejemos algo que ya hacemos, por culpa de alguna distraccion. ¿Si suena una notificación ahora mismo? ¿Qué harías? ¿La ignorarias? O ¿no? Es más fácil caer de lo que piensas.

Para abordar correctamente este tema se necesitaría un post completo(que después haré) pero por ahora te dejo unas recomendación para prevenir la procratinacion:

Piensa en lo que vas a hacer: si esta haciendo algo y sientes el deseo por, ejemplo de dejarlo por salir a tomar un café, piensa ¿vale la pena? ¿la satisfacion del cafe es proporcional al estres de no haber finalizado lo que hacia? O mejor ¿puedo establecerlo(en la lista de tareas) para otro momento? Esta reflexión ayuda a valorar lo que esas importante, no sólo para el momento, sino para después de que lo terminemos.

Tareas difíciles primero: se que parece contraproducente iniciar con lo más difícil, especialmente porque no querrás iniciar, pero es lo mejor, ya que cuando empezamos tenemos más energía y paciencia, dejando los más fácil para el final, sirviendo además como motivante para terminar.

Dividir tareas: siguiendo con el punto anterior, una buena manera de proponernos hacer algo difícil es divirlo en partes más manejables, por ejemplo: si tienes que limpiar toda la casa y te sientes agobiado, porque es muy grande, proponte iniciar solo por un cuarto, luego de terminar y ver lo bien que quedó probablemente tendrás ganas de seguir, no con toda la casa, sino solo la con la cocina, y así sucesivamente.

Piensa» entre más rápido inicie más rápido termino«: se que suena tonto, pero no sabes la cantidad de veces que este simple pensamiento me a ayudado a empezar a trabajar. porque si, pasar 4 horas escribiendo no es demasiado llamativo, pero si lo pospongo ese tiempo seguirá ahí, e incluso se irá sumando con otras cosas que tengo que hacer, pero si empiezo ahora, cada segundo es un segundo menos. Simple pero poderoso.

La regla de los 20 segundos: esto consiste en poner una barrera de 20 segundos entre lo que haces y lo que estás tentado en hacer, por ejemplo si estás trabajando en tu telefono o computador, puedes cerrar las sesiones de Facebook u otra red social, para cuando te llegue un notificación tengas que iniciarla manualmente, este pequeño cambio debería ser suficiente para hacerte desistir.

5. Cómo Usar la Multitarea:

Habrás escuchado de la multitarea ¿verdad? Es muy alabada, pero si no se hace adecuadamente puede ser contra producente, ¿te preguntaras porque? Simple, las personas tenemos una cantidad limitada de consentracion y dividirla entre varias tareas, provoca que no nos concentramos a profundidad en ninguna. Además, ¿como te sentirías si tuvieras que hablar por teléfono, escribir en el computador y hacer tareas para universidad, todo al mismo tiempo? Obviamente, cansado, agobiado y estresado, sin terminar o terminar muy mal las cosas que hacias.

Pero no solo existe lo malo ¿verdad? Claro que no!! Hay una buena forma de usar la multitarea y es agrupando trabajos que sean parecidos y que no sean demasiado exigentes, por ejemplo: puedes barrer, ordenar y escuchar un podcast al mismo tiempo, prácticamente sin problemas, porque son cosas sencillas, que se pueden realizar, casi en modo automático. Esa sería la unica buena manera de usar la multitareas sin salir perjudicado.

6. Aprender Constantemente:

parece salido de tema ¿no? Pero no lo es. Aprender es una capacidad innata de los seres humanos, al igual que avansar constantemente, y a eso es lo que me refiero. Siempre debemos intentar mejorar nuestra forma de trabajar y actuar. Abandonando viejas formas que sean ineficientes y obsoletas, por nuevas que nos permitan hacer más en menos tiempo.

Además, deberíamos priorizar la automatización siempre que sea posible. Y ¿que significa eso? Significa usar herramientas física o digitales para asignarles una tarea en específico para que la repitan con poca o ninguna intervención de nosotros, por ejemplo: si necesitas crear un resumen de una página o libro se la puedes pedir a una ia, y tu solo solucionas sus errores o las partes que creas necesario alterar.

Otro ejemplo sería lo que hago con este blog, ya que cuando creo un post le pido a una ia que me cree la estructura inicial, que el cuerpo del post como el encabezado que ves abajo o las partes de texto, y luego solo escribo lo que necesito encima de eso, me ahorra un poco de trabajo.

Esos serian unos ejemplos de como hacerlo, pero existen muchisimos más, especialmente en el sector informático.

7. Crear habitos:

Las actividades que repetimos constantemente se conviérten, con el tiempo, en hábitos. Que son conductas que realizamos casi o completamente automáticas, sin estar consientes de ellas. No necesitas pensar cuando vas caminado ¿verdad? Pues es casi lo mismo, piensa en una cosa que hagas todos los días sin pensar, ¿te viene algo a la mente? A mi se me ocurre las comidas. Hago mi desayuno, almuerzo y cena todos los días sin problemas y ni se me resulta complicado, al principio lo era, pero me acustombre a ello.

Y eso mismo quiero que hagas tu con algún trabajo que repitas diariamente o varias veces por semana. Para crear el hábito te servirá mucho una zona en específico, para ligarla con el trabajo y una hora igualmente especifica. Una ves creado el habito, que tarda de una par de semanas a meses, la tarea en cuestión se te será más fácil o llevadera.

8. Analizar Resultados:

Por último después de realizar todo lo anterior solo queda una cosas y es analizar los resultados, para ver si de verdad sirvieron o se tienen que hacer nuevos cambios. Si ves que terminas las cosas mas fácil, rápida y ordenadamente, significaría que si sirvieron y se puede seguir con ellos.

En conclusión: mejorar nuestra productividad puede ser un reto, pero aplicando los cuidados necesarios, cambiando algunas cosas e implementando otras, y con la ayuda de herramientas se pueden realizar avances importantes que nos ayuden a ser más eficientes a la hora de trabajar o realizar alguna tarea, dejándonos, talves más tiempo para otras cosas.

Con eso llegamos al final!! Y Recuerda, todo lo dicho anteriormente se tiene que realizar e implementar en el transcurso de unos días a semanas! No intentes hacerlos todos en un día, ¿porque? Porque puede ser muy dificil y te puedes saturar, lo mejor es hacerlos lentamente y acostúmbrate a los cambios.

Si tienes alguna opinión o duda respecto al post me lo puedes decir en los comentarios, te leo!!

Referencias:

Parte de la información fue sacada de:

Los malos efectos de la multitarea:

La regla de 20 segundos y otras cosas fueron sacadas del canal de andre garza:

Como evitar el sedentarismo:

Persona usando una computadora para hacer un tarea mientras en otra tiene un reloj marcando el tiempo

¿Qué es la productividad personal y como saber si soy productivo?

¿Te has preguntado alguna vez qué tan productivo eres en tu día a día? En este artículo, exploraremos qué es la productividad personal y analizaremos algunos puntos para que puedas evaluar si realmente estás siendo productivo.

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